5 بهترین روش برای کاهش فشارهای ارتباطی در محل کار


نگه داشتن درها، گفتن “لطفا” و “متشکرم” و تمرین رفتارهای خوب روی میز – بیشتر ما به خوبی در این رفتارهای آداب معاشرت متداول آشنا هستیم. اما با پیشرفت فناوری و ترتیبات کاری، قوانین حاکم بر آداب ارتباطات در محل کار ممکن است نیاز به انجام همین کار داشته باشند. آیا باید در چند ساعت مشخص به ایمیل پاسخ دهید؟ چه مدت باید برای یک همکار پیام ارسال کنید؟ و اگر اولین ارتباط شما بی پاسخ بماند، چه زمانی باید پیگیری کنید؟

در حالی که هنجارها و قوانین ممکن است در شرکت متفاوت باشد، در اینجا برخی از بهترین شیوه های عمومی برای ارتباط واضح و مختصر آورده شده است.

خطر در عدم تشریح انتظارات ارتباطی

فشار. سوختن. باید «همیشه روشن» بود، حتی در ساعات غیرفعال. یک تیتر بی بی سی Worklife زمانی از آن به عنوان “انتظار فلج کننده در دسترس بودن دیجیتال 24 ساعته” یاد کرد.

کورتنی لیز یک شریک مستقر در تنسی با فیشر فیلیپس، یک شرکت حقوقی کار و کار در سراسر کشور است. او اغلب احساس می کند که باید فوراً به ایمیل ها پاسخ دهد.

او می‌گوید: «من سعی می‌کنم هرچه سریع‌تر به صورت داخلی پاسخ بدهم – ارجاعات داخلی و شهرت برای من مهم است – و همین طور برای خارجی، آخرین آن 24 ساعت است. “در خط کاری من، پاسخ ندادن می تواند به معنای باخت من در یک پرونده یا موضوع باشد. بسیاری از این ضرب‌الاجل‌ها خود تحمیلی هستند، و ای کاش احساس نمی‌کردم نیازی به پاسخ فوری داشته باشم، اما این عادت کاملاً ترک است!»

در مورد پیام‌رسانی تیم‌های مایکروسافت، لیز نیازی به پاسخ فوری احساس نمی‌کند.

او توضیح می‌دهد: «من از آن بیشتر به صورت داخلی استفاده می‌کنم تا ایده‌های خود را از دوستانم بیرون بزنم. “و ارسال کنید نهر شیت گیف ها اگر کسی پاسخی ندهد، هیچ کس چیزی را علیه کسی نگه نمی‌دارد.»

بهترین شیوه های عمومی برای ارتباطات در محل کار

بنابراین دقیقاً برخی از قوانین خوب در مورد کارایی ارتباط چیست؟

  1. سعی کنید در عرض 24 ساعت به ایمیل ها پاسخ دهید. اگر پاسخی ندارید، بگویید که در حال کار روی دریافت آن هستید و به زودی با اطلاعات بیشتر پاسخ خواهید داد.
  2. اگر لحن یا موضوع ممکن است اشتباه تعبیر شود، به جای ایمیل، تلفن را بردارید.
  3. هنگامی که شما نیاز به ارسال یک ایمیل بعدی دارید، بررسی کسب و کار هاروارد برای دریافت پاسخ سریع‌تر به ایمیل اولیه‌تان، اقدامات جلویی را توصیه می‌کند. اینها شامل یک موضوع استراتژیک، استفاده از زبان ساده و پرسیدن سؤالات واضح و مستقیم است. به طور کلی، شما باید یک هفته پس از اولین ایمیل یک ایمیل تکمیلی ارسال کنید، اگرچه این ممکن است بسته به اینکه درخواست شما به زمان حساس است متفاوت باشد.
  4. به ایمیل‌های گروهی متفکرانه پاسخ دهید، به جای اینکه در ابتدا تحت فشار باشید.
  5. برای پیام‌ها، دایان گوتسمن، کارشناس آداب معاشرت، استفاده از پیام وضعیت را به عنوان راهنمایی برای زمان پاسخگویی توصیه می‌کند. او می نویسد: «زمانی که وضعیت شما به عنوان آنلاین نشان داده می شود، همکار یا سرپرست شما احتمالاً منتظر پاسخ سریع (در عرض چند دقیقه) است. زمانی که نیاز دارید برای مدت زمان طولانی بدون وقفه کار کنید، از ویژگی «مزاحم نشوید» یا «مشغول» استفاده کنید. پس از اتمام روز کاری خود، از گزینه‌های مختلف وضعیت موجود، مانند «دور» استفاده کنید.

شرکت ها برای بهبود انتظارات ارتباطی در محل کار چه کاری می توانند انجام دهند؟

Leyes تنها کسی نیست که احساس می کند باید سریع به ایمیل ها پاسخ دهد. آدام گرانت روانشناس سازمانی گفت مجله نیویورک تایمز در مورد مجموعه ای از آزمایشات انجام شده توسط محققان لورا جورج و ونسا بونز که “سوگیری فوری ایمیل” را نشان می دهد.

گرانت می نویسد: «وقتی مردم ایمیل هایی را خارج از ساعات کاری دریافت می کردند، فکر می کردند که فرستندگان انتظار پاسخ های سریع تری نسبت به آنها دارند. «هرچه دریافت‌کنندگان بیشتر معتقد بودند که باید سریع پاسخ دهند، استرس بیشتری احساس می‌کردند و بیشتر تمایل داشتند با فرسودگی شغلی و تعادل بین کار و زندگی دست و پنجه نرم کنند.»

بنابراین چگونه شرکت ها می توانند استرس کارگران خود را کاهش دهند؟ به ارتباط برمی گردد.

گرانت توضیح می دهد: “فقط گفتن چیزی مانند “این فوری نیست، پس هر زمان که می توانید به آن دست یابید” برای کاهش فشار درک شده برای پاسخ سریع کافی بود.

او همچنین به شواهدی اشاره می‌کند که نشان می‌دهد وقتی مدیران در مورد انتظارات ارتباطی خود – از جمله زمان پاسخ‌دهی هدف، صریح هستند – کارمندان آنها گزارش می‌دهند که در وظایف روزانه‌شان سازنده‌تر و مؤثرتر هستند.

اریکا داوان، نویسنده زبان بدن دیجیتال، می نویسد در الف بررسی کسب و کار هاروارد در این مقاله آمده است که تیم ها باید جلسه ای را برای تعریف هنجارهای ارتباطی خود برنامه ریزی کنند. او لیستی از سوالات را برای هدایت بحث ارائه می دهد، از جمله:

بیشترین تجربه مشترکی که در هر یک از این کانال ها داشته اید چه بوده است؟

  • IM (تیم های مایکروسافت، اسلک، اسکایپ و غیره)
  • پست الکترونیک
  • تماس های تصویری
  • ارسال پیامک (در صورت وجود)

بر اساس این تجربیات مثبت، هنجارهایی که می خواهیم برای هر کانال تنظیم کنیم چیست؟…. همانطور که این دستورالعمل ها را تنظیم می کنید، در مورد طول پیام، پیچیدگی و زمان پاسخ فکر کنید.

  • چه مدت برای یک پیام فوری طولانی است؟
  • آیا می‌خواهیم محدودیتی برای تعداد افرادی که در یک پیام فوری گروهی قرار می‌گیرند قرار دهیم؟
  • چه زمانی (اگر همیشه) برای کسی پیامک ارسال شود مناسب است؟
  • زمان پاسخگویی مورد انتظار برای ایمیل ها چقدر است؟

مرزهای ارتباطی شخصی را تعیین کنید

از تعیین مرزهای ارتباطی در محل کار خود نترسید و آنها را به طور گسترده به اشتراک بگذارید.

لیز می‌گوید: «از آنجایی که یک مادر هستم، سعی کرده‌ام با مشتریان و همکارانم مرزهایی تعیین کنم. «ساعت پنج تا 8 شب است من زمان، مگر اینکه یک حمله دولت فدرال وجود داشته باشد، یا کسی خونریزی داشته باشد. در بیشتر موارد، مردم به مرزهای من احترام می گذارند، اما برخی از مردم هستند که اگر من فوراً پاسخ ندهم، پیگیری می کنند. من سعی می‌کنم آن را در مقابل کسی قرار ندهم، با توجه به اینکه همه ما تلاش می‌کنیم برای جلب توجه رقابت کنیم.»

جیل مک دانل یک نویسنده محتوا و متخصص ارتباطات اهل شیکاگو است. او دارای مدرک لیسانس در روزنامه نگاری مجلات از دانشگاه میسوری-کلمبیا و مدرک کارشناسی ارشد در روابط عمومی و تبلیغات از دانشگاه دی پاول است. او در حال حاضر مشغول کار بر روی یک رمان هیجان انگیز روانشناختی است.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

مطالعه مطالب بیشتر